Karta pacienta eviduje detailní informace a kompletní zdravotní dokumentace jednotlivých pacientů. Do denního záznamu se zaznamenává chorobopis, zdravotní stav, plánované vyšetření a medikace.

Součástí denního záznamu jsou specializované formuláře pro odborná vyšetření:

• stomatologické,
• gastroenterologické,
• ortopedické,
• histologie a jiné.

Pro lepší přehlednost se denní záznamy dají seskupit do jednotlivých případů, při jejichž zvolení se zobrazí pouze historie konkrétního případu. V rámci denního záznamu se vkládají do účtování skladové karty (léky, materiály, úkony, krmiva atd.), ze kterých se následně generují podklady pro účetnictví.

Pro případ vícenásobného ošetření (např. čipování štěňat apod.) je připravena funkce hromadného ošetření, při níž se vyplní pouze jeden denní záznam s jedním účtováním, a poté se automaticky rozdělí denní záznam k jednotlivým vybraným pacientům.

WinVet disponuje speciálním modulem Labserver pro zpracování výsledků z více jak 50 laboratorních přístrojů. Program přebírá z přístrojů grafy, pokud jsou k dispozici a PDF soubory s výsledky a ukládá je k na Kartu pacienta. Integrovány jsou online žádanky a zpracování výsledků externími laboratořemi Laboklin a Veteo. Výsledky jiných externích laboratoří lze zpracovat ze souborového formátu DASTA. Pro jednodušší práci se zobrazovacími přístroji (SONO, RTG, CT) je k dispozici odesílání žádanek do DICOM worklistu.

WinVet pomáhá hlídat vakcinaci, odčervení a aplikaci ektoparazitik pacientů. Ve skladových kartách zmíněných léčiv a přípravků se nastaví typ a perioda opakování. Při vložení skladové karty do účtování na Kartě pacienta založí program automaticky záznam k pacientovi a naplánuje termín příští aplikace. V přehledu získá veterinární lékař například seznam všech končících vakcinací za dané období a může odeslat pomocí SMS či e-mailu pozvánku k vakcinaci.

Program disponuje receptářem, kam si lékaři mohou uložit často používané recepty, které vydávají majitelům. Každý vydaný recept je zaznamenaný v Kartě pacienta a je tak jednoduše dohledatelný pro případné kontroly ze strany úřadů.

Pro usnadnění dávkování léčiv má program speciální Kalkulátor dávky. V číselníku si veterinární lékař nastaví dávkování léčiv pro jednotlivé druhy zvířat, poté na základě váhy zvířete kalkulátor jednoduše vypočítá, kolik léčiva je nutné aplikovat.

Do Karty pacienta lze přidat doprovodnou dokumentaci (zdravotní dokumentace, výsledky z externích pracovišť, videa, fotografie či dokumenty různých souborových formátů), jejíž náhled se může vložit přímo do denního záznamu.

V programu WinVet jsou připraveny vždy aktualizované formuláře dle požadavků KVL, například Potvrzení o RTG vyšetření DKK/DLK, SA/LTV, OCD nebo luxace pately.

Zjednodušení administrace zajistí příprava uživatelské sestavy na míru (souhlas s operačním výkonem, reverz, potvrzení o úhynu zvířete či eutanázii a jiné) s možností elektronického podpisu přes podpisový tablet a uložením do archivu majitele ve formátu PDF.

Při odborném vyšetření se denní záznam nastaví na požadovaný specializovaný formulář.

Například při stomatologickém vyšetření se zobrazí zubní kříž s možností zakreslení problematických míst a tabulkou pro zápis diagnóz a kódů ošetření jednotlivých zubů pacienta. V případě oftalmologického vyšetření se v denním záznamu objeví podrobná ilustrace částí oka (víčka, slzné kanálky, bulva) pro přesné zaznamenání zánětů či problémů a tabulkou s diagnostickými kódy. Ostatní specializované vyšetření obsahují průvodce pro rychlý a efektivní zápis informací o původu, prostředí a potížích pacienta.

Modul Kalendář slouží ke správě událostí v kalendářích jednotlivých veterinárních lékařů a vyšetřovacích místností. Událost je možné naplánovat zároveň do kalendáře jednotlivce i místnosti. Například při objednání pacienta na operační výkon se rezervuje čas v kalendáři vykonávajícího lékaře i v místnosti operačního sálu.

Kalendář nabízí mnoho uživatelských zobrazení (měsíční, týdenní a denní přehled či možnost zobrazení části kalendářů). Pro lepší informovanost lze jednotlivé kalendáře synchronizovat obousměrně s Google kalendářem, takže veterinární lékaři mohou být neustále v obraze o naplánovaných výkonech, i když nejsou na svém pracovišti.

Pro klienty je připraven Online rezervační systém, který umožní zarezervovat termín přes webové stránky veterinárního zařízení. Vytvořené rezervace se poté překlopí do Kalendáře programu WinVet, kde podléhají schválení personálem veterinárního zařízení. Po schválení či zamítnutí rezervace klient obdrží vyrozumění e-mailem. Rezervační systém se jednoduše konfiguruje v modulu Kalendář a nabízí mnoho možností nastavení (ordinační doba, maximum souběžných termínů, objednání na specializované vyšetření atd.)

Modul Prodejna slouží pro anonymní prodej doplňkového a chovatelského zboží (krmiva, hračky, drogistické zboží) bez nutnosti zakládat majitele a pacienta. Z prodejny se generují pouze zjednodušené doklady „prodejky“, které se shrnou za celý den nebo pracovní směnu do jednoho příjmového pokladního dokladu.

Registrace PetPasu a RFID čipu se provádí přímo z karty pacienta ihned po jejich zadání. Aktuálně je podporovaný registr PetPasů KVL, registr RFID čipů BackHome a CzechPetNet. Pro efektivnější komunikaci s pojišťovnou PetExpert je integrovaný modul, který předá pojišťovně pouze informace z denních záznamů a účtování týkajících se pojistných událostí a přehledně informuje o pojistném plnění, které pojišťovna uhradí. Pojistné plnění je rovnou odečteno z požadované částky účetního dokladu a majitel platí pouze spoluúčast a položky, které pojišťovna nekryje.

Skladové karty sledují veškerý pohyb – příjem, výdej a uzávěrku.

Pro zjednodušení naskladňování umožňuje program WinVet pomocí přehledného formuláře zpracování elektronických dodacích listů. V jednotlivých kartách si lze nastavit optimální a minimální zásobu. Díky této užitečné funkci snadno zjistíte v přehledu podlimitních stavů, které karty jsou pod minimální zásobou a kolik ks je nutné objednat pro zajištění optimální zásoby.

Skladová karta umožňuje nastavení podskupiny (např. skupina léčiv – vakcinace, narkotika nebo skupina ostatní – krmiva, hračky, pelechy atd.)

Expirované zboží lze pomocí funkce Odpis expirovaných jednoduše vyhledat, vyskladnit a odepsat.

Ceníkové karty jsou určeny pouze pro účtování, neslouží k sledování jejich pohybu. Obvykle se jedná o karty úkonu nebo položek nevyžadující sledování jejich stavu (zdravotnický materiál, režijní položky a jiné).

V kartách skladu (ceníkových i skladových) lze nastavit více typů výdejních jednotek a pro každou z nich stanovit rozdílnou cenu či marži. Například léčivo lze prodat jako celé balení, blistr či jednotlivou tabletu, vše se odepisuje z jedné skladové karty, není nutné mít několik skladových karet pro stejnou položku.  

Při naskladnění položek dochází ke kontrole nákupních cen, v případě rozdílné ceny oproti poslednímu naskladnění WinVet navrhne novou prodejní cenu. Modul disponuje hromadnou úpravou cen, DPH, rabatů a tolerancí.

Program zpracovává elektronické dodací listy českých i slovenských dodavatelů. Při importu se dodací list se přehledně zobrazí v tabulce s dalšími informace, např. provázanost položek se skladovými kartami nebo informací, zda je nutné provést další úkony – změna prodejní ceny, založení karty, oprava párování a další.

Jestliže položka z dodacího listu není nalezena, lze ji jednoduše založit v rámci importu dodacího listu. V průběhu zpracovávání dodacího listu můžete s programem pracovat bez přerušení importu.

Uzávěrka skladu slouží pro uzavření účetního období, při níž lze korigovat nesrovnalosti šarží skladových karet a uzamykají se skladové pohyby. Pro zjednodušení jsou implementovány funkce hromadného nulovaní záporných šarží či jejich optimalizace (tj. sjednocení všech šarží do jedné). Součástí uzávěrky je inventurní doklad a přehled pro účetní podklady. V případě naléhavých korekcí šarží je možné vytvořit uzávěrku pouze pro jednu skladovou kartu, určitou skupinu či podskupinu.

WinVet umožnuje nastavení prostředí programu dle preferencí každého uživatele. Každý uživatel má možnost nastavit si velikost písma, podbarvení formulářů či zvýraznění popisku datových polí dle vlastních preferencí. V přehledném menu jednotlivých modulů jsou k dispozici doprovodné funkce, které uživatel může vložit do lišty rychlých voleb pro jednodušší a rychlejší orientaci v programu. Program WinVet je připraven na nové verze operačních systémů Windows a s podporou 4K rozlišení s velkým zvětšením písma.

Pro uchovaní důležitých poznámek a textů (např. článků či zpráv) týkajících se veterinární praxe lze využít funkci Výpisky. Touto funkcí může uživatel uložit jak samotné texty, tak je opatřit vlastním názvem či klíčovými slovy pro lepší dohledatelnost pro budoucí využití. Tyto informace jsou k dispozici z jakéhokoliv počítače s nainstalovaným programem WinVet.

Při prvním spuštění programu v daný den se mohou zaznamenávat teploty v místnostech a lednicích. Data jsou ukládána do přehledu pro případné úřední kontroly ze Státního ústavu pro kontrolu léčiv (SÚKL).

Kniha jízd slouží k evidenci služebních jízd ke klientům. Vozidlo je evidováno jako speciální skladová karta a kdykoliv ji uživatel naúčtuje, tak program zaznamená cestu do knihy jízd.